Integracja z systemem KSeF

DoFaktur jest w pełni zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) Ministerstwa Finansów.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT system do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych.

Terminy wejścia w życie:

**1 lipca 2024**: obowiązek dla dużych firm (przychód > 200 mln PLN)
**1 lutego 2026**: obowiązek dla wszystkich podatników VAT czynnych

Co daje KSeF?

Automatyczna walidacja faktur
Urzędowe poświadczenie odbioru (UPO)
Archiwizacja w systemie państwowym
Uproszczona księgowość i JPK
Szybsze zwroty VAT

Konfiguracja połączenia

Krok 1: Certyfikat kwalifikowany lub token

DoFaktur obsługuje dwa sposoby autoryzacji:

**Opcja A: Certyfikat kwalifikowany (zalecane)**

Kup certyfikat u dostawcy (Certum, Szafir, Klucznet)
Pobierz certyfikat w formacie .pfx lub .p12
W DoFaktur: **Ustawienia → KSeF → Certyfikat**
Wgraj plik certyfikatu
Wprowadź hasło do certyfikatu
Kliknij "Zweryfikuj"

**Opcja B: Token autoryzacyjny KSeF**

Zaloguj się na https://ksef.mf.gov.pl
Wygeneruj token autoryzacyjny
Skopiuj token
W DoFaktur: **Ustawienia → KSeF → Token**
Wklej token
Kliknij "Zapisz"

Krok 2: Weryfikacja połączenia

Po skonfigurowaniu:

DoFaktur automatycznie testuje połączenie
Wysyła testową fakturę do środowiska testowego KSeF
Sprawdza pobieranie UPO
Wyświetla status: "Połączenie aktywne ✓"

Środowisko testowe vs. produkcyjne

**Środowisko testowe**

Dostępne bez opłat
Do testowania integracji
Faktury bez skutków prawnych
URL: https://ksef-test.mf.gov.pl

**Środowisko produkcyjne**

Faktury prawnie wiążące
Wymagany ważny certyfikat
URL: https://ksef.mf.gov.pl

Przełączanie w DoFaktur:
**Ustawienia → KSeF → Środowisko → Testowe/Produkcyjne**

Proces wysyłki faktury do KSeF

Automatyczny przepływ

Gdy wystawiasz fakturę w DoFaktur:

**Generowanie XML**

DoFaktur tworzy XML zgodnie ze standardem FA(3)
Waliduje dane względem schematu XSD
Sprawdza poprawność NIP nadawcy i odbiorcy

**Podpisywanie**

Faktura jest podpisywana elektronicznie
Użyty certyfikat/token autoryzacyjny
Dodawany znacznik czasu (timestamp)

**Wysyłka do KSeF**

Połączenie szyfrowane TLS 1.3
Przesłanie XML do systemu
Otrzymanie numeru referencyjnego

**Oczekiwanie na UPO**

System KSeF przetwarza fakturę (1-30 sekund)
Waliduje dane biznesowe
Generuje UPO lub komunikat o błędzie

**Pobieranie UPO**

DoFaktur automatycznie pobiera UPO
Dołącza do faktury w systemie
UPO jest dowodem wystawienia faktury

Statusy faktury w KSeF

**Wysyłanie...**: Faktura w trakcie przesyłania
**Przetwarzanie**: KSeF analizuje fakturę
**Zaakceptowana ✓**: Faktura przyjęta, UPO pobrane
**Odrzucona ✗**: Błąd walidacji
**Timeout**: Brak odpowiedzi (zostanie ponowiona)

Co w przypadku błędu?

DoFaktur automatycznie:

Próbuje ponownie (maksymalnie 3 razy)
Zapisuje szczegóły błędu
Powiadamia Cię emailem
Sugeruje korektę

Najczęstsze błędy:

**Błędny NIP odbiorcy**: Sprawdź NIP kontrahenta
**Błędna suma kontrolna**: Przelicz sumy VAT
**Certyfikat wygasł**: Odnów certyfikat
**Limit żądań**: Poczekaj chwilę i spróbuj ponownie

Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)

Co to jest UPO?

UPO to elektroniczny dokument wystawiany przez system KSeF, potwierdzający:

Przyjęcie faktury do systemu
Datę i godzinę przyjęcia
Numer referencyjny faktury w KSeF
Podpis elektroniczny organu podatkowego

Znaczenie prawne

UPO jest dowodem:

Wystawienia faktury
Spełnienia obowiązku podatkowego
Momentu powstania obowiązku podatkowego

Przechowywanie UPO

DoFaktur automatycznie:

Pobiera UPO po akceptacji faktury
Dołącza do faktury w systemie
Archiwizuje przez 5 lat (wymóg prawny)
Udostępnia do pobrania w każdej chwili

Możesz pobrać UPO:

Jako plik XML (oryginalny format)
Jako PDF (czytelna wersja)
Razem z fakturą w ZIP

Faktury korygujące w KSeF

Kiedy wystawić korektę?

Korygująca w KSeF jest wymagana, gdy:

Poprawisz błąd w danych faktury
Udzielisz rabatu po wystawieniu
Zmienisz ilość lub cenę

Proces korekty

W DoFaktur znajdź oryginalną fakturę
Kliknij "Wystaw korektę"
System automatycznie:

Podpinie numer referencyjny oryginału (z KSeF)
Wygeneruje numer faktury korygującej
Wyliczy różnice (delta)

Wprowadź zmiany
Wystaw i wyślij do KSeF

Korekta vs. nota korygująca

**Faktura korygująca**: Zmienia treść faktury
**Nota korygująca**: Zmienia wartość (rabaty)

DoFaktur automatycznie wybiera właściwy typ.

Faktury zagraniczne

Eksport poza UE

Faktury eksportowe (0% VAT) również przesyłane do KSeF:

Oznacz jako "Eksport"
Wybierz kraj przeznaczenia
Dodaj dokumenty dowozowe (opcjonalnie)

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT)

Dla faktur WDT:

Sprawdź, czy odbiorca ma ważny numer VAT-UE
DoFaktur weryfikuje w systemie VIES
Faktura oznaczona jako WDT automatycznie z 0% VAT

Faktury w walutach obcych

KSeF wymaga kwot w PLN:

Wprowadź fakturę w walucie obcej
DoFaktur automatycznie przelicza wg. kursu NBP
Faktura zawiera obie kwoty (waluta + PLN)

Monitoring i raporty

Dashboard KSeF

W DoFaktur zobacz:

Liczbę faktur wysłanych dzisiaj
Liczbę oczekujących na UPO
Liczbę odrzuconych (do poprawy)
Średni czas przetwarzania

Raporty dla księgowości

Generuj raporty:

Faktury zaakceptowane w okresie
UPO do pobrania zbiorczo
Historia błędów i korekt
Eksport do JPK_V7M/JPK_FA

Powiadomienia

Otrzymuj powiadomienia o:

Każdej zaakceptowanej fakturze
Odrzuceniu faktury
Zbliżającym się wygaśnięciu certyfikatu
Problemach z połączeniem

Bezpieczeństwo

Szyfrowanie

Połączenie z KSeF: TLS 1.3
Przechowywanie certyfikatu: AES-256
Backup: szyfrowany, w dwóch lokalizacjach

Audyt i logi

DoFaktur loguje:

Każde połączenie z KSeF
Przesłane i otrzymane dokumenty
Zmiany w konfiguracji
Próby dostępu

Zgodność z RODO

Dane osobowe na fakturach są chronione
Dostęp tylko dla autoryzowanych użytkowników
Automatyczne usuwanie po okresie retencji

Najczęstsze pytania

**Czy mogę wysłać fakturę po terminie?**
Nie. Faktura musi być wysłana do KSeF najpóźniej wraz z wystawieniem. Późniejsza wysyłka może skutkować sankcją.

**Co jeśli KSeF nie działa?**
W przypadku awarii KSeF można wystaw fakturę "offline" i wysłać później. DoFaktur automatycznie spróbuje ponownie.

**Czy muszę drukować faktury z KSeF?**
Nie. UPO z KSeF wystarcza jako dowód wystawienia. Faktura w formie papierowej nie jest wymagana.

**Jak długo przechowywać UPO?**
5 lat od końca roku podatkowego. DoFaktur przechowuje automatycznie.

**Czy mogę cofnąć fakturę wysłaną do KSeF?**
Nie. Możesz tylko wystawić fakturę korygującą.