Ustawienia i personalizacja

Dostosuj DoFaktur do specyfiki swojej firmy i preferowanego sposobu pracy.

Dane firmowe

Podstawowe informacje

**Ustawienia → Firma → Podstawowe**

Uzupełnij pełne dane firmy:

• Pełna nazwa firmy (zgodna z KRS/CEIDG)
• NIP (10 cyfr, bez kresek)
• REGON (9 lub 14 cyfr)
• Forma prawna (jednoosobowa, sp. z o.o., S.A.)

Adres siedziby

Wprowadź dokładny adres:

• Ulica i numer
• Kod pocztowy
• Miejscowość
• Województwo
• Kraj

Ten adres pojawi się na fakturach jako "Sprzedawca".

Dane kontaktowe

Podaj dane do kontaktu:

• Email firmowy (główny kontakt)
• Telefon komórkowy
• Telefon stacjonarny
• Faks (jeśli masz)
• Strona WWW

Logo firmy

Wgraj logo, które pojawi się na fakturach:

• Format: PNG, JPG, SVG
• Maksymalny rozmiar: 2 MB
• Zalecana szerokość: 300-500 px
• Przezroczyste tło (PNG) wygląda najlepiej

Podgląd na żywo pokaże, jak logo będzie wyglądało na fakturze.

Numeracja faktur

Schemat numeracji

**Ustawienia → Faktury → Numeracja**

Wybierz schemat:

• **Prosty**: FV/001/2024, FV/002/2024, ...
• **Miesięczny**: FV/01/01/2024, FV/02/01/2024, ...
• **Roczny**: FV/001/2024, FV/001/2025, ...
• **Własny**: Definiuj swój schemat

Zmienne w schemacie

Dostępne zmienne:

• `${NR}` - kolejny numer (001, 002, ...)
• `${MM}` - miesiąc (01-12)
• `${YYYY}` - rok (2024, 2025, ...)
• `${YY}` - rok skrócony (24, 25, ...)
• `${TYP}` - typ faktury (FV, FK, PRO)

Przykłady:

• `FV/${NR}/${MM}/${YYYY}` → FV/001/01/2024
• `${TYP}/${YYYY}/${NR}` → FV/2024/001
• `FAK-${NR}-${MM}${YY}` → FAK-001-0124

Resetowanie numeracji

Wybierz, kiedy resetować licznik:

• Nigdy (ciągła numeracja)
• Co miesiąc
• Co rok

Osobna numeracja

Możesz utworzyć osobne serie numeracji dla:

• Faktur VAT
• Faktur pro forma
• Faktur korygujących
• Paragonów

Wygląd faktur

Szablon faktury

**Ustawienia → Faktury → Szablon**

Wybierz spośród gotowych szablonów:

• **Klasyczny**: Minimalistyczny, czarno-biały
• **Nowoczesny**: Kolorowe akcenty, czytelny
• **Elegancki**: Z ramkami, profesjonalny
• **Minimalistyczny**: Bez ozdobników, czysty

Możesz dostosować:

• Kolory (kolor główny, akcenty)
• Czcionki (Roboto, Open Sans, Lato, ...)
• Rozmiar czcionki
• Marginesy

Elementy na fakturze

Włącz/wyłącz elementy:

• Logo firmy
• Pieczątka firmowa
• Podpis osoby wystawiającej
• Uwagi stopki
• Kody QR (do płatności, do faktury)

Stopka faktury

Dodaj informacje w stopce:

• Numer konta bankowego
• Kapitał zakładowy
• KRS/Sąd rejestrowy
• Dodatkowe uwagi

Możesz ustawić różne stopki dla różnych typów faktur.

Język faktur

Wybierz domyślny język:

• Polski
• Angielski
• Niemiecki
• Wielojęzyczna (PL/EN równolegle)

Dla poszczególnych kontrahentów możesz ustawić inny język.

Podatki i księgowość

Metoda rozliczania VAT

**Ustawienia → Podatki**

Wybierz metodę:

• **Kasowa**: VAT należny w momencie zapłaty
• **Memoriałowa**: VAT należny w momencie wystawienia

Ustawienie wpłynie na raporty i JPK.

Domyślne stawki VAT

Ustaw najczęściej używane stawki:

• Produkt/usługa standardowa: 23%
• Produkty specjalne: 8%
• Książki, czasopisma: 5%

Zwolnienia z VAT

Jeśli korzystasz ze zwolnienia:

• Zaznacz "Zwolniony z VAT"
• Podaj podstawę prawną
• Tekst pojawi się automatycznie na fakturach

JPK automatyczny

Włącz automatyczne generowanie JPK:

• JPK_FA (faktury)
• JPK_V7M/K (ewidencja VAT)

System wygeneruje pliki gotowe do wysyłki do US.

Płatności i przypomnienia

Metody płatności

**Ustawienia → Płatności**

Zdefiniuj dostępne metody:

• Przelew bankowy (z numerem konta)
• Gotówka
• Karta płatnicza
• PayPal
• Przelewy24
• Blik

Dla każdej metody możesz ustawić:

• Domyślny termin płatności
• Czy generować QR code
• Instrukcje dla klienta

Przypomnienia o płatności

Automatyczne przypomnienia:

• 3 dni przed terminem: "Przypomnienie przyjazne"
• W dniu terminu: "Dziś mija termin"
• 7 dni po terminie: "Płatność zaległe"
• 14 dni po terminie: "Ostateczne wezwanie"

Dostosuj:

• Treść emaili
• Język i ton
• Częstotliwość przypomn

ień

Odsetki za opóźnienie

Automatyczne naliczanie odsetek:

• Włącz/wyłącz automatyczne odsetki
• Ustaw procent (domyślnie: stawka NBP)
• Od kiedy naliczać (od dnia po terminie)

Integracje

Email

**Ustawienia → Integracje → Email**

Wysyłka faktur przez email:

• Użyj domyślnego serwera DoFaktur
• Lub skonfiguruj własny SMTP:
• Serwer SMTP
• Port (587 dla TLS, 465 dla SSL)
• Login i hasło
• Szyfrowanie (TLS/SSL)

SMS

Powiadomienia SMS dla klientów:

• O wystawieniu faktury
• O zbliżającym się terminie płatności
• Potwierdzenie zapłaty

Księgowość

Połącz z programem księgowym:

• Symfonia
• Optima
• Insert GT
• Własne API (webhook)

Automatyczna synchronizacja:

• Nowa faktura → eksport do księgowości
• Płatność zaksięgowana → aktualizacja statusu

CRM

Integracja z systemem CRM:

• Salesforce
• HubSpot
• Pipedrive

Dwukierunkowa synchronizacja kontrahentów.

Użytkownicy i uprawnienia

Dodawanie użytkowników

**Ustawienia → Użytkownicy**

Dodaj członków zespołu:

• Imię i nazwisko
• Email (login do systemu)
• Stanowisko
• Rola

Role i uprawnienia

Predefiniowane role:

• **Administrator**: Pełny dostęp
• **Księgowy**: Faktury + raporty
• **Sprzedawca**: Tylko wystawianie faktur
• **Obserwator**: Tylko odczyt

Własna rola:
Możesz definiować uprawnienia szczegółowo:

• Wystawianie faktur
• Edycja faktur
• Usuwanie faktur
• Zarządzanie kontrahentami
• Dostęp do ustawień
• Pobieranie raportów

Logi aktywności

Monitoruj działania użytkowników:

• Kto wystawił fakturę
• Kto zmienił dane kontrahenta
• Kto pobrał raport
• Kto zmodyfikował ustawienia

Powiadomienia

Email

**Ustawienia → Powiadomienia**

Wybierz, o czym chcesz być powiadamiany:

• Nowa faktura zaakceptowana przez KSeF
• Odrzucenie faktury przez KSeF
• Płatność zarejestrowana
• Zbliżające się terminy płatności
• Zaległości klientów
• Faktury do wystawienia (cykliczne)

In-app (w aplikacji)

Powiadomienia w DoFaktur:

• Dymek przy ikonie dzwonka
• Podświetlenie nowych wydarzeń
• Lista powiadomień z ostatnich 30 dni

Push (przeglądarka)

Powiadomienia push w przeglądarce:

• Natychmiastowe alerty
• Nawet gdy karta jest nieaktywna
• Możliwość wyłączenia w ustawieniach przeglądarki

Backup i bezpieczeństwo

Automatyczne kopie zapasowe

DoFaktur automatycznie:

• Tworzy backup co 24h
• Przechowuje przez 30 dni
• Replikuje w 2 centrach danych

Możesz:

• Pobrać kopię zapasową ręcznie
• Przywrócić dane z dowolnego dnia
• Wyeksportować całą bazę (CSV/JSON)

Dwuskładnikowe uwierzytelnianie (2FA)

Włącz dla większego bezpieczeństwa:

1. Zainstaluj aplikację autentykującą (Google Authenticator, Authy)
2. Zeskanuj kod QR
3. Wprowadź kod weryfikacyjny
4. Zapisz kody zapasowe

Od teraz logowanie wymaga:

• Hasła
• Kodu z aplikacji

Historia logowań

Sprawdź ostatnie logowania:

• Data i godzina
• Adres IP
• Przegląd i system
• Lokalizacja (przybliżona)

Jeśli widzisz podejrzane logowanie, możesz:

• Wylogować wszystkie sesje
• Zmienić hasło
• Skontaktować się z supportem

Import danych

Z innego systemu

**Ustawienia → Import**

Importuj dane z:

• InFakt
• Fakturownia
• Wfirma
• Własny CSV/Excel

Możesz zaimportować:

• Kontrahentów
• Produkty
• Faktury (jako archiwum)

Migracja z konkurencji

Oferujemy bezpłatną pomoc w migracji:

1. Wyeksportuj dane z obecnego systemu
2. Wyślij do nas (bezpieczny upload)
3. Sprawdzimy i zaimportujemy
4. Zweryfikujesz poprawność
5. Gotowe!

Eksport danych

Formaty eksportu

Eksportuj dane do:

• CSV/Excel (kontrahenci, faktury)
• PDF (faktury z UPO)
• JSON (dane strukturalne)
• XML (FA dla księgowych)

API dla programistów

Jeśli potrzebujesz integracji:

• Dokumentacja API: docs.dofaktur.pl/api
• Klucze API w ustawieniach
• Webhooks dla automatyzacji
• SDK dla najpopularniejszych języków

Zaawansowane

Własne pola na fakturach

Dodaj dodatkowe pola:

• Numer zamówienia
• Projekt
• Centrum kosztów
• Kod analityczny

Szablony email

Dostosuj treść automatycznych emaili:

• Faktura w załączniku
• Przypomnienie o płatności
• Potwierdzenie zapłaty

Użyj zmiennych:

• `${nazwa_klienta}`
• `${numer_faktury}`
• `${kwota_do_zaplaty}`

Webhooks

Otrzymuj powiadomienia o wydarzeniach:

• Nowa faktura → POST na Twój URL
• Zapłacona faktura → Aktualizacja w CRM
• Odrzucenie przez KSeF → Slack notification

Tryb deweloperski

Dla zaawansowanych użytkowników:

• Dostęp do logów systemowych
• Testowanie webhooków
• Podgląd requestów API
• Sandbox do testów

Najlepsze praktyki

Uzupełnij wszystkie dane

Kompletne ustawienia to:

• Mniej pytań przy każdej fakturze
• Profesjonalny wygląd
• Szybsza praca

Regularnie aktualizuj

Sprawdzaj ustawienia co kwartał:

• Czy logo jest aktualne
• Czy dane kontaktowe są poprawne
• Czy certyfikat nie wygasł

Testuj przed produkcją

Przed włączeniem nowej funkcji:

• Przetestuj na środowisku testowym
• Wystaw testową fakturę
• Sprawdź, czy wszystko działa

Zabezpiecz konto

• Używaj silnego hasła
• Włącz 2FA
• Regularnie sprawdzaj historię logowań
• Nie udostępniaj hasła