Zarządzanie kontrahentami

Sprawnie zorganizowana baza kontrahentów przyspiesza wystawianie faktur i zmniejsza ryzyko błędów.

Dodawanie nowego kontrahenta

Automatyczne pobieranie danych

DoFaktur integruje się z GUS (Główny Urząd Statystyczny):

1. Kliknij **Kontrahenci → Dodaj kontrahenta**
2. Wprowadź NIP kontrahenta (10 cyfr)
3. Kliknij "Pobierz dane z GUS"
4. System automatycznie wypełni:

• Pełną nazwę firmy
• Adres siedziby
• Formę prawną
• Kod REGON

Uzupełnianie danych ręcznie

Jeśli automatyczne pobieranie nie działa:

• Wprowadź dane ręcznie
• Upewnij się, że wszystkie wymagane pola są wypełnione
• Sprawdź poprawność NIP

Dane kontaktowe

Uzupełnij dane do komunikacji:

• **Email**: Główny adres do wysyłki faktur
• **Telefon**: Opcjonalnie, dla ułatwienia kontaktu
• **Osoba kontaktowa**: Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej

Dane bankowe kontrahenta

Przydatne przy księgowaniu płatności:

• Numer konta bankowego
• Nazwa banku
• SWIFT/BIC (dla płatności międzynarodowych)

Organizacja kontrahentów

Grupy kontrahentów

Pogrupuj kontrahentów dla łatwiejszego zarządzania:

• **Stali klienci**: Klienci z umowami długoterminowymi
• **Okazjonalni**: Jednorazowe transakcje
• **VIP**: Klienci priorytetowi
• **Dostawcy**: Kontrahenci, od których kupujesz

Etykiety i tagi

Oznacz kontrahentów etykietami:

• Branża (IT, budownictwo, handel)
• Region (Warszawa, Kraków, zagranica)
• Status (aktywny, nieaktywny, potencjalny)

Domyślne ustawienia

Dla każdego kontrahenta możesz ustawić:

• Domyślny termin płatności (np. zawsze 14 dni)
• Preferowaną metodę płatności
• Język faktur
• Rabat stały

Wyszukiwanie i filtrowanie

Szybkie wyszukiwanie

Wpisz dowolne dane w pole wyszukiwania:

• Nazwę firmy
• NIP
• Email
• Miasto

Zaawansowane filtry

Filtruj kontrahentów według:

• Grupy
• Etykiet
• Daty dodania
• Liczby wystawionych faktur
• Wartości obrotu

Import kontrahentów

Import z pliku CSV/Excel

Masz listę kontrahentów w arkuszu?

1. Przejdź do **Kontrahenci → Import**
2. Pobierz szablon CSV
3. Wypełnij dane kontrahentów
4. Wgraj plik
5. Sprawdź podgląd importu
6. Potwierdź import

Import z GUS (masowy)

Masz listę NIP-ów?

1. Przejdź do **Kontrahenci → Import z GUS**
2. Wklej listę NIP-ów (jeden na linię)
3. System automatycznie pobierze dane wszystkich firm
4. Przejrzyj i potwierdź

Eksport kontrahentów

Eksport do CSV/Excel

Wyeksportuj bazę kontrahentów:

• Pełna baza danych
• Wybrane grupy
• Wyniki wyszukiwania

Backup automatyczny

DoFaktur automatycznie tworzy kopie zapasowe:

• Codziennie o 2:00 w nocy
• Przechowywane przez 30 dni
• Możliwość przywrócenia w każdej chwili

Integracje

Synchronizacja z CRM

Połącz DoFaktur z systemem CRM:

• Salesforce
• HubSpot
• Pipedrive
• Własne API

Automatyczna synchronizacja:

• Nowi kontrahenci w CRM → automatycznie w DoFaktur
• Wystawiona faktura → aktualizacja w CRM

Integracja z księgowością

Eksportuj dane do programów księgowych:

• Symfonia
• Optima
• Insert GT
• Comarch ERP

Bezpieczeństwo danych

Ochrona danych osobowych (RODO)

DoFaktur zapewnia zgodność z RODO:

• Dane kontrahentów są szyfrowane
• Dostęp tylko dla autoryzowanych użytkowników
• Możliwość usunięcia danych na żądanie
• Automatyczne logowanie zmian

Backup i przywracanie

Twoje dane są bezpieczne:

• Automatyczne backupy co 24h
• Replikacja w dwóch centrach danych
• Szyfrowane przechowywanie
• Możliwość przywrócenia w 15 minut

Najlepsze praktyki

Regularnie aktualizuj dane

• Sprawdzaj aktualność danych co kwartał
• Usuwaj nieaktywnych kontrahentów
• Aktualizuj dane kontaktowe

Używaj grup i etykiet

• Ułatwia filtrowanie
• Przyspiesza wystawianie faktur
• Pomaga w analizie sprzedaży

Weryfikuj NIP

• Sprawdzaj status VAT kontrahenta
• Weryfikuj na białej liście podatników VAT
• DoFaktur może to robić automatycznie

Dokumentuj historię

• Dodawaj notatki o kontrahentach
• Zapisuj szczególne uzgodnienia
• Archiwuj korespondencję