Kasy fiskalne i KSeF: projekt rozporządzenia wyznacza koniec wystawiania faktur przez kasy na 31 grudnia 2026 r.

Jeśli Twoja firma wystawia faktury bezpośrednio z kasy rejestrującej, masz wyznaczony konkretny horyzont czasowy: zgodnie z ustawą wdrażającą KSeF podatnicy będą mogli korzystać z tej metody tylko do 31 grudnia 2026 roku, a projekt nowego rozporządzenia w sprawie kas ma ten obowiązek utrwalić w przepisach wykonawczych.

Co się zmienia i skąd to wiemy

Jak podaje podatki.biz, pojawił się projekt rozporządzenia dostosowującego regulacje dotyczące kas rejestrujących do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z ustawą wdrażającą KSeF, wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących będzie dopuszczalne wyłącznie do 31 grudnia 2026 r. Projekt rozporządzenia ma przełożyć ten ustawowy deadline na poziom przepisów wykonawczych, porządkując zasady działania kas w nowej rzeczywistości prawnej.

To nie jest odległa przyszłość – do końca tego okresu przejściowego zostało nieco ponad sześć miesięcy.

Co to oznacza dla Twojej firmy

Jeśli prowadzisz działalność, w której kasa fiskalna służy nie tylko do rejestrowania sprzedaży konsumenckiej, ale też do wystawiania faktur dla kontrahentów (np. w handlu detalicznym z mieszaną sprzedażą B2C i B2B), ta zmiana dotyczy Cię bezpośrednio.

Po 31 grudnia 2026 r. każda faktura wystawiana na rzecz innego podatnika VAT będzie musiała trafić do KSeF jako faktura ustrukturyzowana w formacie XML (schemat FA(3)) – i to właśnie nadanie przez system numeru KSeF będzie decydować o tym, że faktura została formalnie wystawiona. Droga przez kasę fiskalną przestanie być opcją.

W praktyce oznacza to kilka konkretnych konsekwencji:

• Kasa zostaje przy paragonach. Urządzenie może nadal rejestrować sprzedaż detaliczną i drukować paragony, ale nie będzie już służyć do wystawiania faktur VAT w obrocie B2B.
• Faktura musi powstawać w systemie zintegrowanym z KSeF. Nie wystarczy oprogramowanie, które „umie XML" – musi ono przesłać dokument do KSeF i odebrać numer identyfikujący fakturę.
• Nie ma możliwości antydatowania. Zgodnie z obowiązującymi zasadami, faktura ustrukturyzowana musi trafić do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wytworzenia.

Jak się przygotować przed końcem 2026 r.

Poniżej lista kroków, które warto wykonać jeszcze przed upływem okresu przejściowego:

• Zbadaj swój obecny proces fakturowania – czy faktury dla firm rzeczywiście są wystawiane przez kasę, czy może równolegle przez program księgowy lub fakturujący?
• Sprawdź, czy Twoje oprogramowanie jest zintegrowane z KSeF – integracja oznacza dwukierunkową komunikację z systemem MF: wysyłkę XML i odbiór numeru KSeF. Sprawdź, jak to działa w doFaktur.
• Oceń, czy kasa wymaga wymiany lub aktualizacji oprogramowania fiskalnego – projekt rozporządzenia ma uregulować techniczne wymagania wobec kas po 31 grudnia 2026 r.; śledź komunikaty producenta swojego urządzenia.
• Poinformuj księgowego lub biuro rachunkowe – zmiana dotyczy nie tylko wystawiania, ale też momentu, od którego faktura jest uznana za otrzymaną (data nadania numeru KSeF), co ma wpływ na terminy odliczenia VAT.
• Nie zwlekaj z migracją – kary za naruszenia KSeF są zawieszone do końca 2026 r., ale to nie oznacza, że system nie odrzuca błędnych dokumentów już teraz.

Kontekst: dlaczego ten termin jest twardy

Ustawa wdrażająca KSeF – nie rozporządzenie, lecz akt rangi ustawowej – wprost wskazuje 31 grudnia 2026 r. jako granicę dla fakturowania przez kasy. Rozporządzenie, którego projekt właśnie opublikowano, jedynie dostosowuje przepisy wykonawcze do tego ustawowego nakazu. Oznacza to, że termin jest niezależny od dalszych prac legislacyjnych nad samym rozporządzeniem.

Zdarzenie	Termin
Obowiązkowy KSeF dla większości przedsiębiorców	od 1 kwietnia 2026 r.
Ostatni dzień wystawiania faktur przez kasy rejestrujące	31 grudnia 2026 r.
Zawieszenie kar za naruszenia KSeF	do końca 2026 r.

Jeśli Twoja firma jeszcze nie wystawia faktur przez KSeF lub dopiero testuje integrację, zapoznaj się z ofertą i możliwościami doFaktur na stronie dofaktur.pl/cennik – a w razie pytań technicznych zajrzyj do centrum pomocy.

• Sześć miesięcy to wystarczający czas
• żeby przeprowadzić migrację spokojnie – pod warunkiem
• że zaczniesz teraz