KSeF: brak faktury od dostawcy nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT – potwierdza KIS

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził w interpretacji indywidualnej, że niewystawienie faktury w KSeF przez dostawcę nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia podatku VAT – pod warunkiem spełnienia przesłanek materialnych. To istotna wskazówka dla firm, które obawiają się konsekwencji błędów po stronie kontrahenta.

Co wynika z interpretacji KIS?

Zgodnie z interpretacją indywidualną dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 stycznia 2026 r. (0114-KDIP1-1.4012.1006.2025.1.KOM), prawo do odliczenia VAT po stronie nabywcy nie jest uzależnione wyłącznie od tego, czy dostawca prawidłowo wystawił i przesłał fakturę do KSeF. Sprawa dotyczyła podatnika prowadzącego sprzedaż w modelu operacyjnym, w którym towar był wydawany również po godzinach pracy działów administracyjnych – a więc w sytuacji, gdy terminowe wystawienie faktury w systemie mogło być utrudnione.

Interpretacja potwierdza ponadto, że tzw. model offline24 umożliwia wystawienie faktury i przesłanie jej do KSeF w kolejnym dniu roboczym. Oznacza to, że faktura wystawiona „dzień później" nie jest automatycznie wadliwa.

• W praktyce oznacza to
• że ocena prawa do odliczenia VAT u nabywcy opiera się na przesłankach materialnych (rzeczywiste nabycie towaru lub usługi
• związek z działalnością opodatkowaną)
• a nie wyłącznie na fakcie technicznego pojawienia się dokumentu w KSeF

Co to oznacza dla Twojej firmy?

Wielu przedsiębiorców i księgowych zadawało sobie w ostatnich tygodniach to samo pytanie: co zrobić, gdy kontrahent zapomni przesłać fakturę do KSeF albo zrobi to z opóźnieniem? Czy nabywca traci prawo do odliczenia VAT z winy dostawcy?

Interpretacja KIS uspokaja w tym zakresie, ale nie zdejmuje z nabywcy obowiązku staranności. Kilka kwestii pozostaje kluczowych:

• Przesłanki materialne muszą być spełnione. Prawo do odliczenia VAT istnieje, gdy transakcja jest rzeczywista, związana z działalnością opodatkowaną i udokumentowana. Sam brak dokumentu w KSeF nie przekreśla odliczenia, ale też go nie gwarantuje.
• Moment otrzymania faktury zmienia się w KSeF. Faktura ustrukturyzowana (plik XML zaakceptowany przez system i opatrzony numerem KSeF) jest uznana za otrzymaną w momencie przypisania jej numeru KSeF – nie w momencie, gdy dostawca „wysyła PDF-a e-mailem". Jeśli faktura nie trafiła do KSeF, nabywca nie ma jej jeszcze w rozumieniu przepisów.
• Model offline24 daje dostawcy dodatkowy dzień. Faktura może zostać przesłana do KSeF niezwłocznie, nie później jednak niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wytworzenia. Nabywca powinien mieć świadomość, że nieznaczne opóźnienie po stronie dostawcy może być w pełni zgodne z przepisami.
• Brak kar za KSeF do końca 2026 r. to nie licencja na niedbałość. Okres bez sankcji za naruszenia KSeF trwa do 31 grudnia 2026 r., jednak zaległości procesowe mogą skumulować się i ujawnić podczas kontroli prowadzonej już po tym terminie.

Jak się przygotować – checklista dla nabywcy

Poniżej praktyczne kroki, które pozwolą Ci kontrolować sytuację po swojej stronie, niezależnie od zachowania dostawcy:

• Weryfikuj faktury w KSeF na bieżąco – sprawdzaj, czy faktury od kontrahentów rzeczywiście trafiły do systemu i mają numer KSeF, zanim ujmiesz je w ewidencji VAT.
• Dokumentuj transakcję niezależnie od faktury – zachowuj zamówienia, WZ-ki, potwierdzenia odbioru towaru lub usługi; to one dowodzą, że przesłanki materialne są spełnione.
• Uzgodnij z kontrahentami model offline24 – jeśli Twoi dostawcy prowadzą sprzedaż w nieregularnych godzinach, upewnij się, że wiedzą o możliwości przesłania faktury następnego dnia roboczego i z niej korzystają.
• Nie traktuj wizualizacji PDF jako faktury – dokument PDF przesłany e-mailem, nawet opatrzony numerem KSeF, nie jest fakturą ustrukturyzowaną; liczy się wyłącznie plik XML zaakceptowany przez system.
• Skonsultuj wątpliwe przypadki z księgowym – jeśli kontrahent regularnie spóźnia się z wystawianiem faktur w KSeF, omów z biurem rachunkowym, jak ujmować takie dokumenty w deklaracji VAT.

Szerszy kontekst: KSeF zmienia moment odliczenia VAT

Obligatoryjny KSeF obowiązuje od 1 kwietnia 2026 r. Każda faktura sprzedażowa staje się dokumentem ustrukturyzowanym w formacie XML, który musi zostać przesłany do systemu, tam zwalidowany i opatrzony unikalnym numerem KSeF. Dopiero wówczas – z perspektywy prawa – faktura jest formalnie wystawiona i wprowadzona do obrotu prawnego. Zmienia to fundamentalnie moment, od którego nabywca może odliczać VAT: nie jest to już data wpływu PDF-a na skrzynkę e-mail, lecz data przypisania numeru KSeF.

• Dla JDG i małych firm obsługujących wielu dostawców bieżące monitorowanie wpływu faktur do KSeF staje się nowym
• codziennym obowiązkiem – tak jak dotąd było nim zbieranie papierowych dokumentów przed końcem miesiąca

Dowiedz się, jak doFaktur automatyzuje odbiór i weryfikację faktur w KSeF →

Jeśli masz pytania dotyczące obsługi faktur ustrukturyzowanych w swoim oprogramowaniu lub chcesz sprawdzić, jak poprawnie skonfigurować uprawnienia do KSeF dla swojej firmy, zajrzyj do naszej bazy wiedzy i pomocy.