KSeF: brak faktury od dostawcy nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT – potwierdza KIS

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził w interpretacji indywidualnej, że niewystawienie faktury w KSeF przez dostawcę nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia podatku VAT – pod warunkiem spełnienia przesłanek materialnych. To istotna wskazówka dla firm, które obawiają się konsekwencji błędów po stronie kontrahenta. Stan prawny: 2026-06-28 ## Co wynika z interpretacji KIS? Zgodnie z [interpretacją indywidualną dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 stycznia 2026 r. (0114-KDIP1-1.4012.1006.2025.1.KOM)](https://pro.rp.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/art44665971-ksef-faktura-dzien-pozniej-i-vat-bez-ryzyka), prawo do odliczenia VAT po stronie nabywcy nie jest uzależnione wyłącznie od tego, czy dostawca prawidłowo wystawił i przesłał fakturę do KSeF. Sprawa dotyczyła podatnika prowadzącego sprzedaż w modelu operacyjnym, w którym towar był wydawany również po godzinach pracy działów administracyjnych – a więc w sytuacji, gdy terminowe wystawienie faktury w systemie mogło być utrudnione. Interpretacja potwierdza ponadto, że tzw. model offline24 umożliwia wystawienie faktury i przesłanie jej do KSeF w kolejnym dniu roboczym. Oznacza to, że faktura wystawiona „dzień później" nie jest automatycznie wadliwa. W praktyce oznacza to, że ocena prawa do odliczenia VAT u nabywcy opiera się na przesłankach materialnych (rzeczywiste nabycie towaru lub usługi, związek z działalnością opodatkowaną), a nie wyłącznie na fakcie technicznego pojawienia się dokumentu w KSeF. ## Co to oznacza dla Twojej firmy? Wielu przedsiębiorców i księgowych zadawało sobie w ostatnich tygodniach to samo pytanie: co zrobić, gdy kontrahent zapomni przesłać fakturę do KSeF albo zrobi to z opóźnieniem? Czy nabywca traci prawo do odliczenia VAT z winy dostawcy? Interpretacja KIS uspokaja w tym zakresie, ale nie zdejmuje z nabywcy obowiązku staranności. Kilka kwestii pozostaje kluczowych: - **Przesłanki materialne muszą być spełnione.** Prawo do odliczenia VAT istnieje, gdy transakcja jest rzeczywista, związana z działalnością opodatkowaną i udokumentowana. Sam brak dokumentu w KSeF nie przekreśla odliczenia, ale też go nie gwarantuje. - **Moment otrzymania faktury zmienia się w KSeF.** Faktura ustrukturyzowana (plik XML zaakceptowany przez system i opatrzony numerem KSeF) jest uznana za otrzymaną w momencie przypisania jej numeru KSeF – nie w momencie, gdy dostawca „wysyła PDF-a e-mailem". Jeśli faktura nie trafiła do KSeF, nabywca nie ma jej jeszcze w rozumieniu przepisów. - **Model offline24 daje dostawcy dodatkowy dzień.** Faktura może zostać przesłana do KSeF niezwłocznie, nie później jednak niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wytworzenia. Nabywca powinien mieć świadomość, że nieznaczne opóźnienie po stronie dostawcy może być w pełni zgodne z przepisami. - **Brak kar za KSeF do końca 2026 r. to nie licencja na niedbałość.** Okres bez sankcji za naruszenia KSeF trwa do 31 grudnia 2026 r., jednak zaległości procesowe mogą skumulować się i ujawnić podczas kontroli prowadzonej już po tym terminie. ## Jak się przygotować – checklista dla nabywcy Poniżej praktyczne kroki, które pozwolą Ci kontrolować sytuację po swojej stronie, niezależnie od zachowania dostawcy: - [ ] **Weryfikuj faktury w KSeF na bieżąco** – sprawdzaj, czy faktury od kontrahentów rzeczywiście trafiły do systemu i mają numer KSeF, zanim ujmiesz je w ewidencji VAT. - [ ] **Dokumentuj transakcję niezależnie od faktury** – zachowuj zamówienia, WZ-ki, potwierdzenia odbioru towaru lub usługi; to one dowodzą, że przesłanki materialne są spełnione. - [ ] **Uzgodnij z kontrahentami model offline24** – jeśli Twoi dostawcy prowadzą sprzedaż w nieregularnych godzinach, upewnij się, że wiedzą o możliwości przesłania faktury następnego dnia roboczego i z niej korzystają. - [ ] **Nie traktuj wizualizacji PDF jako faktury** – dokument PDF przesłany e-mailem, nawet opatrzony numerem KSeF, nie jest fakturą ustrukturyzowaną; liczy się wyłącznie plik XML zaakceptowany przez system. - [ ] **Skonsultuj wątpliwe przypadki z księgowym** – jeśli kontrahent regularnie spóźnia się z wystawianiem faktur w KSeF, omów z biurem rachunkowym, jak ujmować takie dokumenty w deklaracji VAT. ## Szerszy kontekst: KSeF zmienia moment odliczenia VAT Obligatoryjny KSeF obowiązuje od 1 kwietnia 2026 r. Każda faktura sprzedażowa staje się dokumentem ustrukturyzowanym w formacie XML, który musi zostać przesłany do systemu, tam zwalidowany i opatrzony unikalnym numerem KSeF. Dopiero wówczas – z perspektywy prawa – faktura jest formalnie wystawiona i wprowadzona do obrotu prawnego. Zmienia to fundamentalnie moment, od którego nabywca może odliczać VAT: nie jest to już data wpływu PDF-a na skrzynkę e-mail, lecz data przypisania numeru KSeF. Dla JDG i małych firm obsługujących wielu dostawców bieżące monitorowanie wpływu faktur do KSeF staje się nowym, codziennym obowiązkiem – tak jak dotąd było nim zbieranie papierowych dokumentów przed końcem miesiąca. [Dowiedz się, jak doFaktur automatyzuje odbiór i weryfikację faktur w KSeF →](https://dofaktur.pl/jak-to-dziala) Jeśli masz pytania dotyczące obsługi faktur ustrukturyzowanych w swoim oprogramowaniu lub chcesz sprawdzić, jak poprawnie skonfigurować uprawnienia do KSeF dla swojej firmy, zajrzyj do naszej [bazy wiedzy i pomocy](https://dofaktur.pl/pomoc).