Samofakturowanie w KSeF wymaga wcześniejszych uzgodnień z kontrahentem – skarbówka potwierdza zasadę

Wdrożenie KSeF nie zniosło obowiązku uzgodnienia treści faktury przy samofakturowaniu – przypomina skarbówka. Nabywca wystawiający fakturę za dostawcę musi zadbać o porozumienie stron jeszcze przed jej wysłaniem do systemu.

Co się zmienia

Jak wynika z materiału opublikowanego przez „Rzeczpospolitą" (aktualizacja: 8 lipca 2026 r.), uruchomienie KSeF nie zmieniło zasad samofakturowania. Samofakturowanie – czyli praktyka, w której to nabywca towarów lub usług wystawia fakturę zamiast dostawcy – pozostaje dopuszczalne, lecz nadal wymaga uprzedniego uzgodnienia treści dokumentu między stronami transakcji. Faktura ustrukturyzowana (plik XML w strukturze logicznej FA(3)) zawiera co prawda pole odnoszące się do samofakturowania, ale – co istotne – nie zawiera pola potwierdzającego wprost, że treść została uzgodniona z kontrahentem. Odpowiedzialność za dopełnienie tego wymogu spoczywa wyłącznie na wystawiającym.

Co to oznacza dla Twojej firmy

Jeśli w Twojej firmie lub u Twojego kontrahenta stosowane jest samofakturowanie, obecność KSeF w żaden sposób nie zwalnia z obowiązku porozumienia się co do treści faktury przed jej wysłaniem do systemu. W praktyce oznacza to, że:

• Faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF przez nabywcę bez wcześniejszego uzgodnienia z dostawcą może być zakwestionowana przez organy podatkowe – niezależnie od tego, że otrzymała numer KSeF.
• Sam numer KSeF potwierdza jedynie, że dokument przeszedł weryfikację formalną (schemat FA(3), NIP, itp.) i został przyjęty przez system. Nie świadczy o prawidłowości uzgodnień między kontrahentami.
• Brak udokumentowanego porozumienia to ryzyko przede wszystkim po stronie wystawiającego fakturę nabywcy.

Dlaczego to ważne właśnie teraz

KSeF jest obowiązkowy dla większości przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r. (podatki.biz). Wielu przedsiębiorców wciąż dopasowuje wewnętrzne procedury do nowych realiów – i właśnie na tym etapie łatwo o pomyłkę: założenie, że skoro system „przyjął" fakturę, to wszystko jest w porządku.

Samofakturowanie jest stosowane w różnych branżach – m.in. przy skupach surowców, rozliczeniach agentów i podwykonawców czy transakcjach w ramach grup kapitałowych. W każdym z tych przypadków schemat FA(3) w KSeF nie zastępuje cywilnoprawnego porozumienia między stronami.

Warto też pamiętać, że okres bez kar za błędy w KSeF trwa do końca 2026 r. – po tym terminie Ministerstwo Finansów nie zapowiada żadnego łagodzenia sankcji. To oznacza, że wszelkie niedociągnięcia proceduralne, w tym brak właściwych uzgodnień przy samofakturowaniu, mogą od 1 stycznia 2027 r. skutkować realnymi konsekwencjami finansowymi.

Jak się przygotować – checklista dla firm stosujących samofakturowanie

• Zweryfikuj umowy – sprawdź, czy zawarte z dostawcami porozumienia o samofakturowaniu są aktualne i obejmują wyraźne uzgodnienia co do treści wystawianych faktur.
• Udokumentuj procedurę uzgodnień – e-mail, protokół, aneks do umowy: zadbaj o ślad potwierdzający, że treść każdej faktury była akceptowana przez dostawcę przed jej wystawieniem w KSeF.
• Przeszkol osoby wystawiające faktury – wyjaśnij im, że pole „samofakturowanie" w strukturze FA(3) to tylko oznaczenie techniczne, a nie potwierdzenie uzgodnień.
• Sprawdź, kto ma uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF – przy samofakturowaniu nabywca potrzebuje odpowiedniego upoważnienia w systemie; zweryfikuj, czy jest ono poprawnie skonfigurowane.
• Ustal wewnętrzny termin przeglądu – najlepiej przed końcem III kwartału 2026 r., żeby mieć czas na korektę przed wejściem w życie pełnego reżimu sankcyjnego.

Co zrobić od zaraz

Jeśli wystawiasz faktury w KSeF za pośrednictwem doFaktur, upewnij się, że w ustawieniach konta masz poprawnie przypisane uprawnienia dla każdej roli wystawiającej faktury. Szczegóły dotyczące konfiguracji uprawnień znajdziesz w centrum pomocy doFaktur. Jeśli dopiero planujesz podłączenie swojej firmy do KSeF, sprawdź jak działa doFaktur – integracja z systemem zajmuje kilka minut, a przepływ faktur jest automatyczny.

Samofakturowanie to jeden z tych obszarów, gdzie formalne wymagania nie zniknęły wraz z cyfryzacją – po prostu przeniosły się poza sam system. Zadbaj o procedury teraz, zanim skarbówka zacznie je weryfikować z pełną surowością.