Integracja z systemem KSeF
Jeśli prowadzisz firmę w Polsce, prędzej czy później trafisz na skrót KSeF. doFaktur.pl obsługuje wysyłkę faktur do KSeF automatycznie, żebyś nie musiał grzebać w plikach XML ani pamiętać o podpisach elektronicznych. Poniżej tłumaczymy, co to właściwie znaczy.
Co to jest KSeF
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowy system Ministerstwa Finansów do wystawiania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Zamiast wysyłać PDF-a mailem, fakturę przekazujesz do systemu KSeF, a on nadaje jej unikalny numer i archiwizuje w imieniu skarbówki.
Od 1 lutego 2026 korzystanie z KSeF stało się obowiązkowe dla dużych firm (powyżej 200 mln zł obrotu), a od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych podatników VAT. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, dotyczy Cię to bezpośrednio.
W praktyce KSeF zastępuje papierowe i e-mailowe faktury. Numer z KSeF jest dowodem wystawienia, więc w razie kontroli nie musisz szukać skanów w archiwum.
Jak doFaktur.pl ułatwia zgodność
KSeF wymaga ściśle określonego formatu XML zwanego FA(3). Ręczne jego przygotowanie wymaga znajomości schemy XSD, obsługi certyfikatu i podpisu elektronicznego. Dla większości firm to robota na dzień, nie na minutę.
doFaktur.pl robi to za Ciebie. Wystawiasz fakturę w znajomym formularzu, a platforma generuje zgodny XML, podpisuje go i wysyła do KSeF. Jeśli coś jest nie tak z danymi kontrahenta albo sumą VAT, dowiadujesz się od razu, zanim dokument trafi do urzędu.
Jakie faktury obsługujemy
- Faktury VAT w formacie FA(3) — aktualny standard KSeF
- Faktury korygujące, powiązane z numerem KSeF oryginału
- Faktury zaliczkowe i końcowe
Wszystkie te typy są walidowane zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów przed wysyłką.
Waluty i faktury zagraniczne
Domyślnie faktury wystawiasz w złotówkach. Jeżeli fakturujesz klientów zagranicznych, możesz wystawić fakturę w EUR, USD lub innej walucie obsługiwanej przez KSeF. Platforma zapisuje kod waluty w XML zgodnie z wymogami FA(3).
Wielowalutowość jest dostępna w planie Wszystko.
Co jeśli KSeF jest niedostępny
KSeF czasem miewa przerwy konserwacyjne, zwykle w niedziele nad ranem. Jeśli wystawisz fakturę w trakcie takiej przerwy, doFaktur.pl nie zgłasza błędu i nie każe Ci czekać przed ekranem. Wysyłka zostaje w kolejce i ponawiana jest automatycznie po przywróceniu usługi, z narastającymi odstępami między próbami.
- Dla Ciebie wygląda to tak: wystawiasz fakturę
- idziesz dalej pracować
- a potwierdzenie przychodzi mailem
- kiedy KSeF odpowie
Limity wysyłki i bezpieczeństwo
KSeF ma swoje limity żądań na numer NIP — np. 30 faktur na minutę w sesji interaktywnej. doFaktur.pl te limity respektuje i kolejkuje wysyłki w tle, żebyś nie dostał odmowy z rządowego API w środku rozliczania.
Cała wysyłka jest asynchroniczna. Po wystawieniu faktury zobaczysz status w panelu: wysyłana, przyjęta lub odrzucona. Połączenie z KSeF odbywa się przez TLS, a certyfikaty podpisujące przechowujemy zaszyfrowane (AES-256-GCM).
Następne kroki
Kiedy założysz konto, w panelu znajdziesz szczegółowe przewodniki: jak wgrać certyfikat, jak pobrać token autoryzacyjny z portalu KSeF, co zrobić, kiedy faktura zostanie odrzucona, i jak wystawić korektę powiązaną z numerem KSeF oryginału. Konfiguracja połączenia zajmuje zwykle kilka minut.
Jeśli masz pytania przed założeniem konta, napisz do nas. Odpowiadamy po polsku.